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Stand: 10.08.2026
Diese Datenschutz- und Nutzungsvereinbarung gilt für alle Personen, die das digitale Projektmanagementsystem des Ortsbeirates Obernhain nutzen.
Hierzu gehören insbesondere:
Mitglieder des Ortsbeirates,
sonstige für den Ortsbeirat tätige Personen,
Beschäftigte der zuständigen Verwaltung, soweit ihnen ein Zugang eingerichtet wurde,
Bürgerinnen und Bürger,
sonstige berechtigte Nutzerinnen und Nutzer.
Die Vereinbarung gilt unabhängig davon, ob die Nutzung zur Bearbeitung interner Aufgaben des Ortsbeirates oder zur Einreichung bzw. Nachverfolgung eines Bürgeranliegens erfolgt.
Das digitale Projektmanagementsystem dient der strukturierten Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Themen und Anliegen des Ortsteils Obernhain.
Insbesondere können damit:
Bürgeranliegen erfasst und bearbeitet,
Anfragen an den Ortsbeirat gestellt,
Themen und Vorschläge dokumentiert,
Aufgaben und Zuständigkeiten festgelegt,
Maßnahmen geplant und verfolgt,
Anträge und Prüfaufträge bearbeitet,
Beschlüsse und deren Umsetzung nachverfolgt,
Rückfragen zwischen Bürgerinnen und Bürgern, Ortsbeirat und Verwaltung bearbeitet,
Sachstände dokumentiert und
die Kommunikation zu einzelnen Vorgängen unterstützt
werden.
Das System ist kein öffentliches soziales Netzwerk und keine allgemeine Veröffentlichungsplattform. Die Nutzung ist ausschließlich im Zusammenhang mit den Aufgaben und Anliegen des Ortsbeirates Obernhain zulässig.
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Peter Weirich Im Grund 13 peter.m.weirich@gmail.com
Datenschutzbeauftragte/r:
Peter Weirich peter.m.weirich@gmail.com
Soweit für einzelne Verarbeitungsvorgänge eine andere Stelle datenschutzrechtlich verantwortlich ist, wird hierauf in den jeweiligen Datenschutzinformationen hingewiesen.
Bei der Nutzung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Vor- und Nachname,
Benutzername,
E-Mail-Adresse,
sonstige Kontaktdaten,
Funktion oder Zugehörigkeit zum Ortsbeirat, soweit relevant,
Inhalte von Anfragen, Anliegen und Kommentaren,
Angaben zu einem vom Nutzer gemeldeten Sachverhalt,
Zuordnung von Aufgaben und Vorgängen,
Datum und Uhrzeit von Eingaben und Änderungen,
technische Protokoll- und Zugriffsdaten,
IP-Adresse bzw. vergleichbare technische Identifikationsdaten, soweit diese vom eingesetzten System verarbeitet werden,
Anhänge und sonstige vom Nutzer bereitgestellte Inhalte.
Die Verarbeitung beschränkt sich auf Daten, die für die jeweilige Nutzung und Bearbeitung des Vorgangs erforderlich sind.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO sollen grundsätzlich nicht in das System eingestellt werden.
Hierzu gehören insbesondere Daten über:
Gesundheit,
ethnische Herkunft,
politische Meinungen,
religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen,
Gewerkschaftszugehörigkeit,
genetische oder biometrische Daten,
Sexualleben oder sexuelle Orientierung.
Sollte ein Bürgeranliegen ausnahmsweise solche Angaben enthalten, dürfen diese nur verarbeitet werden, wenn hierfür eine entsprechende gesetzliche Grundlage besteht und die Verarbeitung durch den Verantwortlichen ausdrücklich freigegeben wurde.
Nutzerinnen und Nutzer sollen solche Angaben daher bereits bei der Formulierung ihres Anliegens vermeiden, soweit sie für dessen Bearbeitung nicht zwingend erforderlich sind.
Bürgerinnen und Bürger können das System insbesondere dazu verwenden, Anliegen, Hinweise, Vorschläge oder Anfragen an den Ortsbeirat Obernhain zu übermitteln.
Bei der Eingabe gilt:
Es dürfen grundsätzlich nur Angaben zur eigenen Person und zum eigenen Anliegen gemacht werden.
Personenbezogene Daten anderer Personen dürfen nicht ohne entsprechende Berechtigung oder Rechtsgrundlage eingestellt werden.
Es dürfen nur solche personenbezogenen Daten angegeben werden, die für die Bearbeitung des Anliegens erforderlich sind.
Vertrauliche Informationen sollen nicht über das System übermittelt werden, sofern hierfür kein ausdrücklich vorgesehener sicherer Kommunikationsweg eingerichtet wurde.
Nutzerinnen und Nutzer haben zu prüfen, ob die von ihnen übermittelten Angaben sachlich richtig und für die Bearbeitung des Anliegens erforderlich sind.
Beleidigende, diskriminierende, verleumderische, offensichtlich unwahre oder rechtswidrige Inhalte dürfen nicht eingestellt werden.
Das System darf nicht für Werbung, politische Werbung außerhalb des vorgesehenen kommunalen Zwecks, Spam oder sonstige sachfremde Zwecke verwendet werden.
Mit der Übermittlung eines Bürgeranliegens erklären sich Nutzerinnen und Nutzer damit einverstanden, dass die zur Bearbeitung erforderlichen personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet werden.
Die Daten können innerhalb der für die Bearbeitung zuständigen Stellen und Personen zugänglich gemacht werden, soweit dies für die Bearbeitung des Anliegens erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Eine Weitergabe an andere Stellen oder Personen erfolgt nur, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht oder die Weitergabe zur Bearbeitung des Anliegens erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Eine Veröffentlichung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nicht, sofern hierfür keine gesonderte Rechtsgrundlage oder Einwilligung besteht.
Die Eingabe eines Bürgeranliegens in das System stellt keine Einwilligung zur Veröffentlichung der darin enthaltenen personenbezogenen Daten dar.
Insbesondere dürfen Namen, Kontaktdaten oder sonstige personenbezogene Angaben nicht ohne entsprechende Rechtsgrundlage öffentlich zugänglich gemacht werden.
Eine Veröffentlichung von Beiträgen oder Teilen eines Bürgeranliegens darf nur erfolgen, wenn die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Jede Nutzerin und jeder Nutzer ist für die von ihr oder ihm eingestellten Inhalte im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften selbst verantwortlich.
Die Nutzerinnen und Nutzer verpflichten sich insbesondere:
keine rechtswidrigen Inhalte einzustellen,
keine personenbezogenen Daten Dritter ohne Berechtigung einzustellen,
keine Zugangsdaten weiterzugeben,
keine vertraulichen Informationen unbefugt offenzulegen,
keine beleidigenden oder diskriminierenden Inhalte einzustellen,
keine absichtlich falschen oder irreführenden Angaben zu machen.
Bei einem Verstoß kann der Zugang zum System vorübergehend oder dauerhaft gesperrt werden.
Weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.
Persönliche Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden.
Die Nutzerin bzw. der Nutzer ist verpflichtet, den eigenen Zugang angemessen gegen eine Nutzung durch Dritte zu schützen.
Wird ein unbefugter Zugriff festgestellt oder vermutet, ist dies unverzüglich der zuständigen Stelle mitzuteilen.
Die erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Zwecke verarbeitet, für die sie erhoben wurden und soweit die Verarbeitung hierfür rechtlich zulässig ist.
Eine Verwendung für Werbung, kommerzielle Zwecke oder sonstige nicht mit der Tätigkeit des Ortsbeirates zusammenhängende Zwecke erfolgt nicht.
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Nachweispflichten einer Löschung entgegenstehen.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten für die Dauer der jeweiligen Verpflichtung aufbewahrt.
Die Löschung eines Benutzerkontos führt nicht automatisch zur Löschung aller bereits rechtmäßig gespeicherten Vorgänge, soweit deren weitere Speicherung aus gesetzlichen oder dokumentarischen Gründen erforderlich ist.
Der Verantwortliche trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten.
Hierzu können insbesondere gehören:
individuelle Benutzerkonten,
rollenbasierte Zugriffsberechtigungen,
sichere Authentifizierung,
Zugriffsbeschränkungen,
Protokollierung,
Datensicherungen,
Schutz vor unbefugtem Zugriff,
Verschlüsselungsmaßnahmen, soweit vorgesehen,
Regelungen zur Löschung und Aufbewahrung.
Ein absoluter Schutz vor technischen Störungen, Datenverlust oder unbefugten Zugriffen kann nicht garantiert werden.
Soweit für den Betrieb des digitalen Projektmanagementsystems externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt deren Einbindung nur unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Soweit erforderlich, werden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur unter Beachtung der hierfür geltenden gesetzlichen Anforderungen.
Die Nutzung des digitalen Projektmanagementsystems erfolgt im Rahmen der geltenden gesetzlichen Vorschriften.
Der Verantwortliche haftet für Schäden nur nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen.
Eine darüber hinausgehende Haftung wird, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.
Die Nutzung des Systems begründet insbesondere keine Garantie für:
die jederzeitige Verfügbarkeit des Systems,
die dauerhafte Speicherung einzelner Daten,
die Fehlerfreiheit der technischen Infrastruktur,
die Richtigkeit oder Vollständigkeit von Nutzerangaben,
die Erreichbarkeit bestimmter Personen oder Stellen,
die erfolgreiche Umsetzung eines eingereichten Anliegens.
Gesetzlich zwingende Ansprüche bleiben unberührt.
Dies gilt insbesondere für Ansprüche, die aufgrund zwingender datenschutzrechtlicher Vorschriften, insbesondere nach Art. 82 DSGVO, bestehen können.
Die Nutzerin bzw. der Nutzer haftet für eigene rechtswidrige Handlungen nach den gesetzlichen Vorschriften. Insbesondere bleibt eine mögliche Verantwortlichkeit für die unbefugte Eingabe, Weitergabe oder Veröffentlichung personenbezogener Daten Dritter unberührt.
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit anwendbar,
Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Für Hessen ist grundsätzlich der
Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI)
zuständig.
Die aktuellen Kontaktdaten sind in der vollständigen Datenschutzinformation des Verantwortlichen anzugeben.
Ich bestätige, dass ich die vorstehenden Informationen zur Nutzung des digitalen Projektmanagementsystems des Ortsbeirates Obernhain gelesen und verstanden habe.
Ich willige – soweit für die jeweilige Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich ist – freiwillig in die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten zum Zweck der Nutzung des digitalen Projektmanagementsystems und der Bearbeitung meiner dort eingestellten Anliegen ein.
Mir ist bekannt, dass:
meine Angaben zur Bearbeitung meines Anliegens verarbeitet werden,
die hierfür zuständigen Personen Zugriff auf die erforderlichen Angaben erhalten können,
ich keine personenbezogenen Daten Dritter ohne entsprechende Berechtigung einstellen darf,
ich besondere Kategorien personenbezogener Daten möglichst nicht eingeben soll,
ich meine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann,
der Widerruf die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt,
gesetzliche Rechte durch diese Einwilligung nicht ausgeschlossen werden.
Ich bestätige außerdem, dass die von mir eingestellten Inhalte nach bestem Wissen richtig sind und ich zur Übermittlung der von mir angegebenen personenbezogenen Daten berechtigt bin.
Ich habe die obigen Angaben zur Kenntnis genommen und erkläre mich einverstanden.